شرح برنامج excel للمبتدئين

برنامج Excel هو برنامج مخصص لجداول البيانات تم تطويره بواسطة شركة مايكروسوفت Microsoft، وهو جزء من المجموعة الإنتاجية Microsoft Office، يعمل على تنظيم البيانات على شكل جداول بأعمدة وصفوف، وتستطيع هذه الأداة إجراء العمليات الحسابية وتحليل البيانات وحساب الإحصائيات وإنشاء جداول محورية وتمثيل البيانات كمخططات أو رسوم بيانية؛ على سبيل المثال يمكن إنشاء جدول بيانات Excel يحسب الميزانية الشهرية ويتتبع النفقات المرتبطة ويفرز البيانات بشكل تفاعلي حسب المعايير.[١]


الاستخدامات العامة لبرنامج Excel

استخدام برنامج Excel يوفر للعديد من الأشخاص والمؤسسات سهولة تنظيم وإنجاز الأعمال بدقة، وفيما يلي بعض الاستخدامات العامة للبرنامج:[٢]

  • الميزانيات أو الأمور المالية التجارية.
  • الفواتير والإيصالات.
  • تتبع المشاريع والعملاء والسجلات الصحية.
  • المخططون والتقويمات.
  • قوائم المراجعة وقوائم المهام.
  • الحسابات المالية والقرضية والديون والرهن العقاري.
  • إدارة المخزون.


البدء مع برنامج Excel

يمكن العثور على برنامج Excel ضمن مجموعة Microsoft Office من قائمة ابدأ "start"، ولكن ذلك في حال كانت مثبتة بالكامل على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows، إذ في العادة أجهزة الكمبيوتر الجديدة لا تتضمن برنامج Excel، حيث يجب شراؤه وتثبيته قبل تشغيله على جهاز الكمبيوتر، ولكن في حال إذا كان المستخدم لا يريد أو لا يستطيع شراء برنامج Excel، فيمكنه استخدام إصدار مجاني محدود موجود على موقع Microsoft Office على الويب،[١] ولبدء مشروع Excel جديد من خلال الخطوات التالية:[٣]

  1. فتح برنامج Excel.
  2. تحديد القالب المناسب من خلال التمرير لأسفل لإيجاد القالب المراد استخدامه، من خلال النقر فوقه مرة واحدة، حيث توفر Excel قوالب جاهزة للاستخدام مثل قالب مخطط الميزانية "a budget planner template"، ولكن في حال كان المستخدم يريد فقط فتح مستند Excel جديد وفارغ يجب النقر على الخيار "Blank" في الجانب الأيسر العلوي من الصفحة.
  3. النقر على زر "Create" الموجود على يمين اسم النموذج.
  4. الانتظار لبضع ثوان لفتح النموذج، وبمجرد رؤية قالب Excel أو صفحة فارغة، يمكن المتابعة بإدخال البيانات على الورقة.


علامات التبويب في برنامج Excel

كما هو الحال مع تطبيقات Microsoft Office الأخرى، يوجد شريط أساسي يحتوي بداخله علامات التبويب ولكل واحدة وظائف وأزرار متخصصة بأمر ما، وفيما يلي شرح موجز لكل واحدة منها:[٢]

  • تبويب ملف (File): للقيام بإنشاء نموذج جديد، أو فتح نموذج موجود مسبقا، وللحفظ والطباعة ومشاركة الكتب والأوراق.
  • تبويب الصفحة الرئيسية (Home): للقيام بتعديل الخط والأرقام والنمط وكذلك الخلايا.
  • تبويب إدراج (Insert): لإدراج الجداول والمخططات والرسوم التوضيحية والمرشحات والروابط.
  • تبويب الرسم (Draw): تحتوي على أدوات الرسم مثل الممحاة والقلم وقلم التمييز.
  • تخطيط الصفحة (Page Layout): لتنسيق جدول البيانات، وإعداد الصفحة، والتعديل للحجم المناسب، وخيارات الورقة.
  • تبويب المعادلات والدوال (Formulas): اختيار المعادلات من المكتبة.
  • تبويب البيانات (Data): تحتوي على أدوات لتحويل البيانات، وعرض الاستعلامات، بالإضافة لأدوات فرز وتصفية البيانات.
  • تبويب المراجعة (Review): تحتوي على أدوات اللغة والتدقيق اللغوي بالإضافة للتعليقات التوضيحية.
  • تبويب العرض (View): تحتوي على أدوات لتغيير طريقة العرض، والعناصر المراد إظهارها، بالإضافة لإمكانية التكبير والتصغير.



بجانب علامة التبويب "View" يوجد مربع مكتوب بداخله "Tell me what you want to do"، وهو مخصص لمساعدة المستخدم أو إذا كان يريد المزيد من المعلومات حول ميزة ما، ولاستخدامه من خلال إدخال الكلمة الرئيسية في المربع وعرض النتائج.[٢]




المعادلات الأكثر استخداما في برنامج Excel

يتم تطبيق هذه المعادلات على مجموعة واسعة من الاحتياجات، التي تسهل على المستخدم القيام بالحسابات، وفيما يلي قائمة بأهمها:[٤]


المجموع SUM

تعد إضافة الأرقام واحدة من أبسط العمليات الحسابية، ولذا توجد وظيفة SUM المخصصة للقيام بذلك، حيث يمكنها جمع مجموعة كاملة من الأرقام؛ ويكون بناء الجملة كما يلي:[٤]



=SUM(number 1, number 2, …)




المعدل AVERAGE

على الرغم من أن هذه المعادلة تعتبر إحصائية من الناحية الفنية، إلا أنها يتم استخدامها كثيرا ذلك لأن الجميع تقريبا مهتم بالمتوسط الحسابي، مثل متوسط ​​الدرجات أو متوسط ​​الراتب أو متوسط ​​الارتفاع وغير ذلك؛ ولبناء الجملة كما يلي:[٤]



=AVERAGE(number 1 ,number 2 ,…)




العداد COUNT

تقوم بحساب عدد الخلايا في نطاق يحتوي على أرقام، فهي لا تقدم أي قيمة هي فقط تقوم بالعد، ولكنها تتجاهل القيم الغير الرقمية، فإذا كان المجال المراد تعداده من ١٠ خلايا وكانت خليتان فقط تحتويان على رقم، فإن COUNT ستُرجع رقم 2؛ ولبناء الجملة كما يلي:[٤]



=COUNT(cell reference 1, cell reference 2,…)




INT و ROUND

تعمل هاتان المعادلاتان على إزالة أو تقليل الجزء العشري للرقم، تعمل "INT" على إسقاط الجزء العشري دون التقريب (بغض النظر عما إذا كان الرقم أقرب إلى العدد الصحيح الأعلى التالي أو العدد الصحيح الأدنى التالي) حيث سيعتمد الرقم الأدنى دائما على سبيل المثال سيغير INT الرقم 12.05 أو الرقم 12.95 إلى الرقم 12، أما بالنسبة للأعداد السالبة فيغير INT كلاً من الرقم –5.1 والرقم –5.9 إلى –6، وليس إلى –5، لأن –6 هو العدد الصحيح الأدنى التالي؛ ولبناء الجملة كما يلي:[٤]



=INT(number or cell reference)




أما عن "ROUND" فهي تستطيع التحكم في كيفية التعامل مع الجزء العشري، مثل الرقم 5.6284 يمكن أن يصبح 5.628 أو 5.63 أو 5.6 أو 6، حيث تعمل على التقريب لأقرب رقم من الرقم الأصلي دائمًا لأعلى أو لأسفل؛ ولبناء الجملة كما يلي:[٤]



=ROUND(number, number of decimal places to round to)




IF

تعمل هذه المعادلة على اختبار شرط معين وإعادة إحدى النتيجتين (الصواب أو الخطأ) اعتمادًا على نتيجة الاختبار، وغالبًا ما يتم استخدام IF كخطوة للتحقق لمنع الأخطاء الغير المرغوبة، حيث أن الاستخدام الأكثر شيوعًا لها هو اختبار ما إذا كان المقام يساوي صفر قبل إجراء عملية القسمة؛ ولبناء الجملة كما يلي:[٤]



=IF(logical test, value if true, value if false)




NOW and TODAY

تقوم وظيفة "NOW" بإرجاع التاريخ والوقت الحاليين وفقًا للساعة الداخلية لجهاز الكمبيوتر الخاص بالمستخدم، أما "TODAY" فهي ترجع التاريخ فقط، ولكن إذا كان التاريخ أو الوقت غير صحيحين فلن تساعد في ذلك، والاستخدام الشائع لـ NOW هو إرجاع التاريخ والوقت لتقرير مطبوع، حيث يمكن وضع رسالة مثل مطبوعة بتاريخ 12/20/2015 10:15 على الورق، أما الاستخدام الشائع لـ TODAY هو حساب الوقت المنقضي بين التاريخ الماضي واليوم مثل القيام بتتبع مدة المشروع؛ وفيما يلي بناء الجملة: [٤]



=NOW()




=TODAY()




المراجع

  1. ^ أ ب "Excel", Computer Hope, 11/6/2021, Retrieved 21/12/2021.
  2. ^ أ ب ت SANDY WRITTENHOUSE (2/4/2018), "The Beginner's Guide to Microsoft Excel", Makeuseof, Retrieved 21/12/2021.
  3. ↑ Jack Lloyd (30/7/2021), "How to Use Excel", Wikihow, Retrieved 21/12/2021.
  4. ^ أ ب ت ث ج ح خ د Ken Bluttman, "10 Excel Functions You Should Know", dummies, Retrieved 22/12/2021.